Главная / Библиотека / 
Практикум Шухова: Архив /
Igor Shuhov : ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ_работа с письмами
Igor Shuhov :
ПОЛЕЗНЫЕ СОВЕТЫ_работа с письмами
Всем привет!
Привет, СимБад!
СимБад: Странным образом, в конференции опять появилось это мое письмо.
Я его не отсылал.
Тема была закрыта 18 февраля 2004.
Да, все так.
Пользуясь случаем хочу поделиться своим опытом работы с письмами.
Писем в последние 3-4 месяца получаю очень много. Все они
автоматически сортируются в почтовой программе The Bat по отдельным
папкам (есть такая функция "Настройка сортировщика писем"): Inbox -
для писем, адресованных мне лично; ПИ - для писем конференции AiF;
КСАН - для писем конференции ИЛ "Ксан"; FAB - для писем конференции
FAB; НАДПРОФ - для писем НадПрофа; ШП2Л - для писем из Школы по Второй
логике; ПРАКТИКУМ - для писем конференции Практикума Шухова.
Поскольку чтение писем и ответы на них не являются моей основной
работой, то с почтой работаю так:
- Проверяю почту один-два-три раза в день. Рано утром и в течение
дня. Рано утром - обязательно. В течение дня - по возможности.
- В первую очередь проверяю письма, отправленные на мой личный
е-мейл. Смотрю тему письма, автора. Если в теме письма вижу
"СРОЧНО" или что-то в этом духе, то письмо открываю немедленно и,
при необходимости, сразу же на него отвечаю. Письма разделяю так:
вот письмо "на тему понимания" - вот письмо "по делам". В первую
очередь читаю и реагирую на письма "по делам".
"На тему понимания" - по возможности. Иногда эти письма лежат в
моем почтовом ящике без ответа в течение двух недель. Но открываю и
бегло читаю их всегда, поскольку ответ на письмо "на тему
понимания" в границах бывает иногда важнее ответа на письма "по
делам". Границы, приоритеты и т.д.
- Затем просматриваю письма связанные напрямую с моей
непосредственной деятельностью в ИЛ "Ксан" и на Практикуме.
ИЛ "Ксан" - приоритет. Там читаю все письма.
В Практикуме выделяю в первую очередь письма, которые связанны
напрямую с реализацией какого-либо текущего процесса. Например:
"СТРАНИЦА УЧАСТНИКОВ", "АРХИВ_ЗАДАНИЕ" и т.д. Затем читаю письма
тех авторов и на те темы, которые, по какому-то внутреннему
ощущению мне особо интересны. Некоторые письма просто открываю,
помечаю красным флажком, что означает "не прочитал, не ответил" и
оставляю до тех пор, пока появляется свободное время. Прочитанные
письма помечаю синим флажком "Р". Непрочитанными или не
просмотренными письма в личной папке, в папке ИЛ "Ксан" и папке
Практикума не оставляю. В других папках такие письма есть.
- Не парюсь по поводу того, что в почтовом ящике накопилось много
писем. Когда начинаю работу с письмами, полученными за два-три дня,
то начинаю, как правило, сверху. Т.к. часто бывает, что на вопросы,
заданные сутки тому назад, автор сам себе уже и ответил. Или
кто-то другой ему помог. Поэтому принцип "по порядку, снизу вверх"
в работе с почтой не практикую.
- Не читаю письма, которые не связаны напрямую с моей сегодняшней
деятельностью. Возвращаюсь к прочтению их при необходимости после
того, как соприкасаюсь с освещенной в них деятельностью. Например,
у меня много непрочитанных писем из НадПрофа. Я их получаю, но
читаю только те, которые связаны с тем, что я сейчас делаю.
Остальные просто просматриваю: сначала по теме, потом, иногда, по
тексту. Некоторые письма не открываю.
- Когда скачиваю почту, сначала скачиваю заголовки писем (функция
"Диспетчер писем"). Просматриваю их и сразу удаляю спам. После
этого скачиваю сами письма.
- Некоторые письма после прочтения сразу же уничтожаю. Это касается
тех писем, которые мне неинтересны и письма где много критики и
т.п.
Как мне помогает та технология, которую описал выше?
Во-первых, я трачу на чтение писем и ответы на них гораздо меньше
времени чем, скажем, еще год тому назад. Примерно в два раза.
Информация из писем мне нужна исключительно для действия, но никак не
для того, чтобы "просто знать об этом". Часто "просто знать об этом"
пылиться на полках моего сознания, не будучи применимо к действию,
долгое время, и поэтому теряет свою актуальность.
Во-вторых, я экономлю свою энергию, которая необходима мне для
выполнения конкретных действий. Чтение для меня - это работа. А
поскольку работа должна быть эффективной, я уделяю чтению минимально
возможное количество времени и сил. Выхватываю из потока информации
только самое-самое необходимое для конкретного действия здесь и
сейчас.
Вот, примерно так. Прошу участников Практикума не лениться и делиться
своим опытом. Напоминаю, что ПС - это Практические Советы.
До встречи.
Игорь.
////
Thursday, March 04, 2004, 12:25:20 AM, you wrote:
Привет, всем!!!
Странным образом, в конференции опять появилось это мое письмо.
Я его не отсылал.
Тема была закрыта 18 февраля 2004.
СимБад.
////
Письмо от 17 февраля 2004 г. 0:00
Привет, Игорь.
Я хочу еще раз поднять тему служебной надписи [BP-School] в теме
письма.
Техническая сторона вопроса.
Есть ли у нее функциональное назначение?
Письма великолепно сортируются по адресу "Практикум Шухова
"
Мне эта надпись в поле ТЕМА только мешает.
Сторона взаимоотношений, обязанностей и ответственности.
В обсуждении этого вопроса учавствовало 4
человека: Roman Mandrick, Rom-Ka, krvss, SimBad. Остальные
промолчали, это может означать, что им все-равно. И кто-то, по
каким-то причинам восстановил надпись [BP-School]. Игнорировав
пожелания примерно 60% учавствующих в обсуждении (Roman Mandrick
игнорировали на процентов 50 :)).
Налицо конфликтная ситуация в команде, так?
Для меня понятен такой подход:
Игорь Шухов имеет право без объяснений
принять это как правило, все-таки здесь "Практикум Шухова". И
сообщить об этом в конференцию.
Все остальные должны бы объясняться в таких случаях о принятом решении?
Имею ли я право, все-таки потребовать объяснений в такой ситуации?
Должен ли?
А может стоило, спустить на тормозах? Ведь письма приходят. Ну
игнорировали меня, подумаешь на мои интересы наплевали, последний
раз, что ли? ......
Хочу разобраться. Эта надпись, она ведь, как символ подобных ситуаций в
жизни.
СимБад.
////
Roman Mandrick: Привет!
Предлагаю сделать так, чтобы в поле
"Тема" в каждое письмо в Практикум
Шухова добавлялась служебная запись
типа [Praktikum].
Это нужно для сортировки писем.
До встречи!
Роман Мандрик.
вернуться к списку писем
Материалы по теме:
Описание проекта «Практикум Шухова»
Правила участия в конференции «Практикум Шухова»
Правила правильного написания письма для Практикума Шухова
Страница участников Практикума Шухова
Сайт Игоря Шухова «Сибирские узоры»
|